Kaip pažymėti dokumentus „Sharepoint Office 365“?

Ar ieškote būdo tvarkyti dokumentus „SharePoint Office 365“? Dokumentų žymėjimas yra efektyvus būdas tvarkyti dokumentus ir lengviau juos rasti, kai jums jų reikia. Šiame straipsnyje aptarsime geriausią dokumentų žymėjimo SharePoint Office 365 praktiką ir kaip pradėti. Skaitykite toliau, kad sužinotumėte daugiau apie šį paprastą, bet galingą organizacinį įrankį.

• Atidarykite „SharePoint“ biblioteką, kurioje yra dokumentai.
• Pasirinkite dokumentą ar dokumentus, kuriuos norite pažymėti.
• Spustelėkite piktogramą „Žymėti dokumentą“.
• Įveskite žymas, kurias norite pridėti prie dokumento.
• Spustelėkite mygtuką „Išsaugoti“, kad išsaugotumėte žymas.

Kaip pažymėti dokumentus „SharePoint Office 365“.

Dokumentų žymėjimas „SharePoint Office 365“ yra veiksmingas būdas supaprastinti dokumentų valdymą ir užtikrinti, kad dokumentus būtų lengva rasti ir pasiekti. Naudodami tinkamą žymėjimo strategiją, naudotojai gali greitai ieškoti ir rasti reikalingus dokumentus su minimaliomis pastangomis. Šiame straipsnyje bus pateikta išsami apžvalga, kaip pažymėti dokumentus „SharePoint Office 365“.

xbox one playto

Kas yra dokumentų žymėjimas?

Dokumentų žymėjimas – tai raktinių žodžių ar žymų priskyrimas dokumentams, siekiant juos suskirstyti į kategorijas ir tvarkyti. Žymos paprastai naudojamos dokumento turiniui, tikslui ir auditorijai apibūdinti, kad būtų galima efektyviau ieškoti ir gauti. Tai gali būti ypač naudinga organizacijoms, turinčioms daug dokumentų ir kurioms reikia paprasto būdo juos tvarkyti.

Dokumentų žymėjimo „SharePoint Office 365“ pranašumai

Dokumentų žymėjimas „SharePoint Office 365“ gali pasiūlyti daug privalumų, pavyzdžiui:

• Geresnis organizavimas: dokumentų žymėjimas leidžia vartotojams greitai ir lengvai ieškoti ir gauti reikalingus dokumentus.
• Padidėjęs produktyvumas: supaprastinus dokumentų paiešką, galima sutrumpinti laiką, praleistą jų paieškai.
• Padidintas saugumas: pasirinkę tinkamą žymėjimo strategiją, vartotojai gali būti labiau tikri, kad neskelbtini dokumentai yra saugiai saugomi.

Kaip pažymėti dokumentus „SharePoint Office 365“.

Dokumentų žymėjimas „SharePoint Office 365“ yra paprastas procesas, kurį galima atlikti keliais veiksmais. Štai žingsnis po žingsnio vadovas, padėsiantis pradėti:

• 1 veiksmas: prisijunkite prie savo SharePoint paskyros.
• 2 veiksmas: atidarykite dokumentų biblioteką, kurioje norite pažymėti dokumentus.
• 3 veiksmas: pasirinkite dokumentą, kurį norite pažymėti.
• 4 veiksmas: juostelės meniu spustelėkite parinktį Žymos ir pastabos.
• 5 veiksmas: įveskite žymas, kurias norite priskirti dokumentui.
• 6 veiksmas: spustelėkite Išsaugoti, kad išsaugotumėte žymas.
• 7 veiksmas: pakartokite veiksmus kiekvienam dokumentui, kurį norite pažymėti.

Geriausia dokumentų žymėjimo „SharePoint Office 365“ praktika

Žymėdami dokumentus „SharePoint Office 365“, svarbu atsiminti toliau pateiktą geriausią praktiką.

• Sukurkite nuoseklią žymėjimo sistemą: sukurkite standartizuotą žymėjimo sistemą, kurią būtų lengva suprasti ir naudoti.
• Naudokite aiškias ir aprašomąsias žymas: naudokite žymas, kurios aiškiai ir tiksliai apibūdina dokumento turinį, tikslą ir auditoriją.
• Atnaujinkite žymas: periodiškai peržiūrėkite ir atnaujinkite žymas, kad įsitikintumėte, jog jos išlieka aktualios ir tikslios.
• Užtikrinkite tinkamą saugumą: įsitikinkite, kad tik įgalioti vartotojai gali pasiekti ir redaguoti žymas.

Kaip naudoti žymas „SharePoint Office 365“.

Kai dokumentai bus pažymėti, vartotojai gali pasinaudoti SharePoint Office 365 paieškos ir filtravimo galimybėmis. Pavyzdžiui, vartotojai gali naudoti parinktį Filtruoti pagal žymas, kad greitai surastų dokumentus su konkrečiomis žymomis. Be to, norėdami rasti dokumentus, kuriuose yra tam tikrų raktinių žodžių ar frazių, vartotojai gali naudoti parinktį Paieška pagal žymas.

Kaip tvarkyti žymas „SharePoint Office 365“.

„SharePoint Office 365“ taip pat suteikia vartotojams galimybę tvarkyti žymas ir užtikrinti, kad jos išliktų tvarkingos ir atnaujintos. Norėdami valdyti žymas, vartotojai gali naudoti juostelės meniu parinktį Tvarkyti žymas. Tai leidžia vartotojams pagal poreikį kurti, redaguoti ir ištrinti žymas.

Kaip peržiūrėti žymas „SharePoint Office 365“.

Norėdami peržiūrėti žymas „SharePoint Office 365“, vartotojai gali naudoti juostelės meniu parinktį Peržiūrėti žymas. Bus atidarytas visų su dokumentu susietų žymų sąrašas, todėl bus lengva greitai peržiūrėti ir prireikus redaguoti žymas.

Išvada

Dokumentų žymėjimas „SharePoint Office 365“ yra veiksmingas būdas supaprastinti dokumentų valdymą ir užtikrinti, kad dokumentus būtų lengva rasti ir pasiekti. Skirdami laiko žymėjimo strategijai įgyvendinti ir vadovaudamiesi geriausia žymėjimo praktika, vartotojai gali pasinaudoti SharePoint Office 365 paieškos ir filtravimo galimybėmis, kad greitai rastų dokumentus.

Susiję DUK

Kas yra „SharePoint“ žymėjimas?

„SharePoint“ žymėjimas – tai etikečių arba žymų pridėjimo prie dokumentų procesas, siekiant juos klasifikuoti ir tvarkyti. Šios žymos leidžia vartotojams greitai rasti dokumentus ir kitą turinį, susijusį su tam tikra tema ar projektu. Žymos naudotojai gali pridėti prie dokumentų rankiniu būdu arba jas automatiškai gali pridėti pati „SharePoint“. Žymos taip pat gali būti bendrinamos keliose SharePoint svetainėse, todėl lengviau ieškoti ir rasti dokumentų.

„SharePoint“ žymėjimas taip pat padeda padidinti vartotojų įsitraukimą į turinį. Leidžiant naudotojams greitai rasti turinį, susijusį su jų pomėgiais, jie labiau linkę įsitraukti ir likti svetainėje ilgiau. Dėl to vartotojai gali dažniau naudoti „SharePoint“ ir pagerinti bendrą vartotojo patirtį.

Kaip pažymėti dokumentus „SharePoint Office 365“?

Dokumentų žymėjimas „SharePoint Office 365“ yra paprastas. Dokumentų bibliotekoje pasirinkite dokumentą, kurį norite pažymėti. Tada spustelėkite žymų ir pastabų piktogramą juostelėje. Bus atidarytas langas, kuriame galėsite įvesti norimas naudoti žymas. Prie kiekvieno dokumento galite pridėti kelias žymas, kurios bus matomos visiems, kurie turi prieigą prie dokumento.

Pridėjus žymą, ją galima naudoti norint greitai rasti susijusius dokumentus bibliotekoje. Norėdami ieškoti dokumentų su tam tikra žyma, tiesiog įveskite žymos pavadinimą paieškos laukelyje. Tada „SharePoint“ parodys visų dokumentų su ta žyma sąrašą. Taip lengviau rasti dokumentus, susijusius su konkrečia tema ar projektu.

„soundcloud downloader“ nemokamai

Kokie yra dokumentų žymėjimo „SharePoint Office 365“ privalumai?

Dokumentų žymėjimas „SharePoint Office 365“ suteikia daug privalumų. Pirma, tai leidžia vartotojams greitai ieškoti susijusių dokumentų ir turinio. Tai leidžia vartotojams lengviau rasti reikiamą informaciją, nes jiems nereikia leisti laiko rankiniu būdu sijoti kelis dokumentus.

Antra, dokumentų žymėjimas taip pat padeda pagerinti vartotojų įsitraukimą. Leidžiant naudotojams greitai rasti susijusį turinį, jie labiau linkę likti svetainėje ilgiau ir labiau įsitraukti į turinį. Tai padeda padidinti vartotojų įsisavinimą SharePoint ir pagerina bendrą vartotojo patirtį. Galiausiai, dokumentų žymėjimas taip pat padeda tvarkyti dokumentus ir turinį, todėl vartotojams lengviau rasti tai, ko jiems reikia.

Kaip tvarkyti žymas „SharePoint Office 365“?

„SharePoint Office 365“ žymas tvarkyti paprasta. Norėdami tvarkyti žymas, atidarykite biblioteką, kurioje norite tvarkyti žymas. Tada spustelėkite žymų ir pastabų piktogramą juostelėje. Bus atidarytas langas, kuriame galėsite peržiūrėti, pridėti ir ištrinti žymas. Taip pat galite pervardyti esamas žymas ir prie kiekvienos žymos pridėti pastabų.

Be to, galite peržiūrėti su kiekviena žyma susietų dokumentų sąrašą. Tai leidžia greitai rasti dokumentus, susijusius su tam tikra tema ar projektu. Šiame lange taip pat galite pridėti žymų prie dokumentų, kad būtų lengviau greitai pridėti žymų prie kelių dokumentų vienu metu.

Ar galiu bendrinti žymas keliose SharePoint svetainėse?

Taip, žymas galite bendrinti keliose SharePoint svetainėse. Norėdami tai padaryti, atidarykite biblioteką, kurioje norite bendrinti žymas. Tada spustelėkite žymų ir pastabų piktogramą juostelėje. Bus atidarytas langas, kuriame galėsite peržiūrėti, pridėti ir ištrinti žymas.

Jei norite bendrinti žymą, spustelėkite šalia žymos esantį bendrinimo mygtuką. Bus atidarytas langas, kuriame galėsite pasirinkti „SharePoint“ svetaines, su kuriomis norite bendrinti žymą. Pasirinkę svetaines, spustelėkite bendrinti, kad bendrintumėte žymą su tomis svetainėmis. Tai leidžia vartotojams greitai rasti dokumentus, susijusius su tam tikra tema ar projektu, neatsižvelgiant į tai, kurioje SharePoint svetainėje jie yra.

Ar galiu automatiškai pažymėti dokumentus „SharePoint Office 365“?

Taip, galite automatiškai pažymėti dokumentus „SharePoint Office 365“. Norėdami tai padaryti, atidarykite biblioteką, kurioje norite pridėti žymas. Tada spustelėkite žymų ir pastabų piktogramą juostelėje. Bus atidarytas langas, kuriame galėsite peržiūrėti, pridėti ir ištrinti žymas.

vietiniai vartotojai ir grupės

Sukūrę norimas naudoti žymas, galite nustatyti automatizuotą žymėjimo darbo eigą. Ši darbo eiga automatiškai pridės žymes prie dokumentų, kai jie bus įkeliami arba modifikuojami. Tai leidžia lengvai užtikrinti, kad dokumentai visada būtų tinkamai paženklinti ir sutvarkyti. Automatizuotą darbo eigą galima nustatyti taip, kad ji veiktų pagal tam tikrą tvarkaraštį arba būtų suaktyvinta konkrečių įvykių.

Dokumentų žymėjimas „SharePoint Office 365“ yra nepaprastai naudingas būdas išlaikyti tvarką ir greitai rasti dokumentus. Atlikę vos kelis paprastus veiksmus, galite greitai nustatyti žymas ir greitai pritaikyti jas dokumentams. Tai gali padėti palengvinti dokumentų valdymą, taip pat padėti užtikrinti, kad kiekvienas biuro darbuotojas galėtų greitai rasti jiems reikalingus dokumentus. Naudodami „SharePoint Office 365“ galite lengvai valdyti dokumentus.