„Excel“ failo sukūrimas „SharePoint“ gali būti naudingas būdas užtikrinti, kad visi jūsų komandos nariai turi prieigą prie to paties dokumento, nesvarbu, kur jie yra. Šiame vadove bus parodyta, kaip „SharePoint“ sukurti bendrinamą „Excel“ failą, taip pat sužinosite apie šios sistemos naudojimo pranašumus. Naudodami šį vadovą galėsite pasinaudoti „Excel“ failo „SharePoint“ bendrinimo privalumais ir išmokti paprastus veiksmus, kaip tai padaryti.
Bendrinamo „Excel“ failo kūrimas „Sharepoint“: Norėdami sukurti bendrinamą „Excel“ failą „Sharepoint“, atlikite šiuos veiksmus:
- Atidarykite „Sharepoint“ savo žiniatinklio naršyklėje.
- Pasirinkite biblioteką, kurioje norite saugoti failą.
- Spustelėkite mygtuką Įkelti, kad įkeltumėte Excel failą.
- Kai failas bus įkeltas, spustelėkite jį, kad jį atidarytumėte.
- Eikite į skirtuką Failas ir pasirinkite Bendrinti.
- Įveskite žmonių, su kuriais norite bendrinti failą, vardus.
- Pasirinkite prieigos lygį, kurį norite jiems suteikti.
- Spustelėkite Bendrinti, kad baigtumėte.
kaip pašalinti bootcamp
Kaip sukurti bendrinamą „Excel“ failą „SharePoint“?
„SharePoint“ yra galingas debesies pagrindu sukurtas bendradarbiavimo įrankis, leidžiantis organizacijoms saugoti, pasiekti ir bendradarbiauti su dokumentais, skaičiuoklėmis ir kitais skaitmeniniais ištekliais. Daugelis įmonių naudoja „SharePoint“ savo duomenims ir dokumentams priglobti debesyje, be to, tai puikus įrankis dalytis „Excel“ skaičiuoklėmis su kolegomis ir išoriniais partneriais.
Kurti bendrinamą „Excel“ failą „SharePoint“ yra lengva ir nesudėtinga. Tam reikia atlikti vos kelis paprastus veiksmus. Šiame straipsnyje mes tiksliai paaiškinsime, kaip tai padaryti.
1 veiksmas: įkelkite „Excel“ failą į „SharePoint“.
Pirmasis žingsnis kuriant bendrinamą Excel failą „SharePoint“ yra failo įkėlimas į „SharePoint“ svetainę. Norėdami tai padaryti, turėsite prisijungti prie savo SharePoint paskyros ir pereiti į dokumentų biblioteką, kurioje norite saugoti failą. Kai būsite dokumentų bibliotekoje, spustelėkite mygtuką Įkelti ir pasirinkite „Excel“ failą iš savo kompiuterio.
Kai failas bus įkeltas, galite suteikti jam pavadinimą ir pridėti bet kokios papildomos informacijos, kurią norite išsaugoti apie failą. Baigę spustelėkite Išsaugoti ir failas bus įkeltas į SharePoint svetainę.
2 veiksmas: nustatykite saugumą ir leidimus
Kai failas įkeliamas į „SharePoint“, kitas veiksmas yra failo saugos ir leidimų nustatymas. Tai nustatys, kas gali pasiekti failą ir ką su juo daryti. Norėdami nustatyti saugumą ir leidimus, dokumentų bibliotekoje spustelėkite mygtuką Nustatymai ir pasirinkite Leidimai.
Čia galite nustatyti failo teises. Pavyzdžiui, galite padaryti failą viešą, kad kiekvienas, turintis nuorodą, galėtų jį pasiekti, arba galite padaryti jį privatų ir apriboti prieigą tik konkretiems žmonėms. Taip pat galite nustatyti konkrečius leidimo lygius, pvz., Skaityti arba Redaguoti, skirtingiems vartotojams ar grupėms.
konfigūruoti Windows užkardą
3 veiksmas: bendrinkite „Excel“ failą
Nustačius saugą ir leidimus, kitas veiksmas yra „Excel“ failo bendrinimas. Norėdami tai padaryti, spustelėkite mygtuką Bendrinti dokumentų bibliotekoje ir įveskite žmonių, su kuriais norite bendrinti failą, el. pašto adresus. Taip pat galite pridėti pranešimą, paaiškinantį, kodėl bendrinate failą.
Baigę spustelėkite Siųsti ir failas bus bendrinamas su nurodytais žmonėmis. Jie gaus el. laišką su nuoroda į failą ir galės jį pasiekti naudodami savo SharePoint paskyrą.
4 veiksmas: nustatykite failo pranešimus
Kai „Excel“ failas bus bendrinamas, kitas veiksmas yra failo pranešimų nustatymas. Tai leis jums gauti pranešimą, kai kas nors pakeis failą. Norėdami nustatyti pranešimus apie failą, dokumentų bibliotekoje spustelėkite mygtuką Nustatymai ir pasirinkite Įspėjimai.
Čia galite pasirinkti, kokio tipo pranešimus norite gauti. Pavyzdžiui, jums gali būti pranešta, kai failas keičiamas, kai kas nors pakomentuoja failą arba sukuria naują versiją. Kai pranešimai bus nustatyti, būsite įspėjami, kai kas nors pakeis failą.
5 veiksmas: bendradarbiaukite naudodami „Excel“ failą
Paskutinis žingsnis yra bendradarbiauti kuriant „Excel“ failą. „SharePoint“ leidžia lengvai bendradarbiauti su failais realiuoju laiku, o tai galite padaryti naudodami ką tik sukurtą „Excel“ failą. Norėdami pradėti bendradarbiauti, spustelėkite mygtuką Bendradarbiauti dokumentų bibliotekoje ir pasirinkite Redaguoti naršyklėje.
Taip naršyklėje bus atidarytas „Excel“ failas, o jūs ir jūsų bendradarbiai galėsite atlikti failo pakeitimus realiuoju laiku. Taip pat galite kalbėtis tarpusavyje pokalbių lange, o visi pakeitimai bus išsaugoti automatiškai.
6 veiksmas: atsisiųskite „Excel“ failą
Baigę bendradarbiauti su „Excel“ failu, galite atsisiųsti jį į savo kompiuterį. Norėdami tai padaryti, dokumentų bibliotekoje spustelėkite mygtuką Atsisiųsti ir pasirinkite Atsisiųsti kaip Excel. Failas atsisiųs į jūsų kompiuterį ir galėsite jį naudoti kaip norite.
7 veiksmas: tvarkykite versijos valdymą
„SharePoint“ taip pat leidžia lengvai valdyti „Excel“ failo versijos valdymą. Norėdami tai padaryti, dokumentų bibliotekoje spustelėkite mygtuką Nustatymai ir pasirinkite Versijų istorija. Bus atidarytas visų failo versijų sąrašas ir galėsite peržiūrėti laikui bėgant atliktus failo pakeitimus.
Jei reikia, taip pat galite atkurti ankstesnę failo versiją. Norėdami tai padaryti, pasirinkite versiją, kurią norite atkurti, spustelėkite Atkurti ir versija bus atkurta į ankstesnę būseną.
8 veiksmas: ištrinkite „Excel“ failą
Baigę dirbti su „Excel“ failu, galite jį ištrinti iš „SharePoint“. Norėdami tai padaryti, dokumentų bibliotekoje spustelėkite mygtuką Nustatymai ir pasirinkite Ištrinti. Tai visam laikui ištrins failą iš SharePoint svetainės ir jo nebebus galima peržiūrėti ar atsisiųsti.
kaip atsarginę kopiją Gmail į išorinį kietąjį diską
9 veiksmas: tvarkykite saugyklos vietą
Baigę tvarkyti „Excel“ failą, galite tvarkyti saugyklos vietą, kad įsitikintumėte, jog turite pakankamai vietos visiems failams. Norėdami tai padaryti, dokumentų bibliotekoje spustelėkite mygtuką Saugykla ir pasirinkite Tvarkyti saugyklą.
Čia galite peržiūrėti išnaudotos ir likusios saugyklos vietos kiekį. Taip pat galite ištrinti failus, kurių jums nebereikia, kad atlaisvintumėte vietos saugykloje.
10 veiksmas: stebėkite failų veiklą
Galiausiai galite stebėti failų veiklą, kad įsitikintumėte, jog jūsų failai yra pasiekiami ir tinkamai naudojami. Norėdami tai padaryti, dokumentų bibliotekoje spustelėkite mygtuką Veikla ir pasirinkite Stebėti. Tai parodys, kas ir kada pasiekė failą, taip pat visi failo pakeitimai.
Taip pat galite nustatyti, kad perspėjimai būtų įspėti, kai kas nors pasiekia failą arba atlieka jo pakeitimus. Tai padės jums sekti, kas pasiekia failą ir ką jie daro su juo.
Susiję DUK
Kaip sukurti bendrinimo „Excel“ failą „SharePoint“?
Atsakymas:
Bendrinamo „Excel“ failo kūrimas „SharePoint“ yra puikus būdas bendradarbiauti su kitais projekte arba saugoti svarbius duomenis. Pirmasis žingsnis yra sukurti „SharePoint“ svetainę. Tai galite padaryti prisijungę prie „Office 365“ portalo ir sukūrę naują „SharePoint“ svetainę. Sukūrę svetainę, galite pridėti „Excel“ failą į savo svetainę, įkeldami jį į dokumentų biblioteką. Tada galite bendrinti šį failą su kitais vartotojais, suteikdami jiems redagavimo leidimus. Tai leis jiems peržiūrėti, redaguoti ir komentuoti bendrinamą failą. Kai failas bus bendrinamas, bet kokie pakeitimai, kuriuos padarys visi, atsispindės faile.
Apibendrinant galima pasakyti, kad bendro „Excel“ failo kūrimas „SharePoint“ yra paprastas ir nesudėtingas procesas. Naudodami šį vadovą galite lengvai sukurti bendrinamą „Excel“ failą, kad galėtumėte bendrinti ir bendradarbiauti su savo kolegomis. Tai leidžia vienoje vietoje sekti visą svarbią informaciją, todėl bendradarbiavimas tampa efektyvesnis ir produktyvesnis. Keliais paspaudimais ir keliomis minutėmis savo laiko galite greitai sukurti bendrinamą „Excel“ failą „SharePoint“.
